Hebben we nog wel echt contact? (Deel 2)

 In Blogs
Spread the love

 

Zoals jullie in deel 1 van de blog Hebben we nog wel echt contact? hebben kunnen lezen, valt het me vaak op dat we niet met volle aandacht bij een gesprek zijn. De vele afleidingen van deze tijd zorgen ervoor dat we niet meer echt met elkaar in contact zijn. Wat was het leuk om de reacties om me heen te horen van mensen die geëxperimenteerd hebben met het vaker wegleggen of niet meenemen van de telefoon. Of soms zelfs de telefoon van de ander buiten bereik hebben gelegd. Af en toe leidde dit eerst tot boosheid, onrust of onbegrip. Maar vaak bleek achteraf dat er juist veel ruimte was ontstaan en veel meer oog voor de omgeving en wat zich daarin afspeelt. Was ons dit ook opgevallen als we de telefoon binnen handbereik hadden? Waarschijnlijk niet. De kans is groot dat we op zo’n moment toch weer de afleiding van de telefoon hadden gezocht en al het moois om ons heen gemist hadden. Dit gedrag is intussen bij de meesten van ons een ingesleten gewoonte geworden.

Niet alleen in ons privéleven speelt dit thema, maar ook op het werk zien we het terug. Het valt mij vaak op dat tijdens vergaderingen of cursusdagen de telefoons gewoon meegenomen worden. Waar we eerder nog met elkaar in gesprek gingen voorafgaand aan een vergadering of in een pauze, grijpen we nu massaal naar de telefoon. Nog even snel dat ene mailtje of berichtje te lezen. Een rare gewoonte eigenlijk. Je kunt er op dat moment namelijk vaak niks mee doen, terwijl het berichtje wel in je hoofd blijft hangen. Daardoor ben je niet met volle aandacht bij de vergadering of de cursus. Of nog gekker…mensen die tijdens de vergadering e-mails of berichten lezen en schrijven op de telefoon. Wat krijg je dan nog van de vergadering mee? Hoe is dit voor jouw collega’s die wel actief en met aandacht deelnemen aan de vergadering? Die zich misschien wel dagen- of wekenlang hebben voorbereid op bepaalde onderwerpen. Zij voelen zich op zo’n moment toch niet gehoord of serieus genomen?

En hoe zit het buiten de vergaderingen of cursusdagen om? Kun je nog gefocust aan één taak werken of word je regelmatig afgeleid door binnenkomende e-mail, berichten of voorbij wandelende collega’s? Hoeveel extra tijd kost het je als je telkens weer opnieuw je aandacht bij de taak moet brengen, weer moet kijken waar je gebleven was, je weer moet inlezen, etc.? De ervaring leert dat kenniswerkers erg vaak gestoord worden tijdens het werk en daardoor minder productief en minder geconcentreerd kunnen werken. Vooral in kantoortuinen zijn er veel prikkels die onze aandacht afleiden van de taak waar we mee bezig zijn. Hoe gaan we hier het beste mee om? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we de dingen die we doen met meer aandacht doen, zonder telkens afgeleid te zijn door onze eigen gedachten of externe prikkels?

In de vorige blog heb ik aangegeven dat de eerste stap bewustwording is van je eigen gedrag op dit vlak. Wat doe ik zelf als ik een vergadering of cursus in ga? Neem ik mijn telefoon mee of laat ik deze achter op mijn bureau of in mijn tas? De tijd en rust die hierdoor ontstaat kan ik besteden aan oprechte interesse in mijn collega’s. Hoe gaat het eigenlijk met ze? En dan niet alleen op zakelijk vlak, maar ook privé. Zitten ze lekker in hun vel? Hoe gaat het met een eventuele partner of kinderen? Welke zorgen hebben ze die ze mogelijk ook meenemen naar het werk en waarvoor werk als afleiding dient? Misschien ontstaat er zo meer begrip voor die ene collega die altijd zo snel weg is aan het einde van de dag zodat ze nog even mee kan eten met haar dementerende vader. Of die collega die zoveel met de telefoon bezig lijkt te zijn, waarvan blijkt dat een van de kinderen een moeilijke tijd heeft op school. Of die collega die de laatste tijd zo vaak afwezig is en kortaf reageert, maar in een vechtscheiding verwikkeld blijkt te zijn. Hadden we dit geweten als we ieder vrij moment direct naar onze telefoon hadden gegrepen? Misschien wel, misschien niet. Maar ik durf te wedden dat die collega erg blij zal zijn met onze oprechte interesse en zich waarschijnlijk wat vaker gesteund zal voelen op zijn werk. Dit kan net dat beetje betrokkenheid zijn dat nodig is om langdurig ziekteverzuim te voorkomen.

Vanuit bewustwording kunnen we kijken hoe we eens wat vaker kunnen vertragen. Plan minder afspraken of activiteiten op een dag. Bouw bewust ruimte in voor ontspanning en inspiratie. Ga bijvoorbeeld iedere dag rond het middaguur een uurtje wandelen, het liefst in de natuur. Je zult zien dat er betere en creatievere oplossingen door ontstaan. Doe telkens één activiteit tegelijk, maar kies ervoor om datgene dan met je volste aandacht en concentratie te doen. Zet daarbij je telefoon eens wat vaker uit of op de vliegtuigstand. Zet je e-mail(meldingen) standaard uit en kies ervoor om bijvoorbeeld twee vaste momenten per dag te plannen voor het lezen en beantwoorden van je e-mail. Zorg ervoor dat je voor de écht belangrijke taken, die met volle aandacht en focus moeten gebeuren, de rust opzoekt door bijvoorbeeld thuis te gaan werken of een afgesloten (stilte)ruimte te reserveren. Je zult zien dat dit een positief effect heeft op je productiviteit, de kwaliteit van je werk en je werkplezier. Er ontstaat namelijk meer rust en ruimte in de dag voor jezelf.

Voelt het vervelend voor je om ‘nee’ te moeten verkopen aan collega’s die jou storen of om hulp vragen? Zeg dan dat je hen op dit moment niet de aandacht kunt geven die zij verdienen en dat je graag een afspraak plant om er samen goed en met volle aandacht voor te gaan zitten. Je verkoopt dan feitelijk geen nee, maar je stelt jouw hulp uit naar een moment waarop je er ook alle aandacht en energie voor hebt. Daar worden beide partijen gelukkiger van. En wie weet is jouw hulp uiteindelijk niet eens meer nodig, omdat je collega zelf in de tussentijd een oplossing gevonden heeft.

Ook vergaderingen of cursussen zullen een stuk beter en efficiënter verlopen wanneer jij er met je volle aandacht bij bent. Je neemt veel meer kennis tot je, je luistert beter naar de argumenten van je collega’s en het kan je inspireren om zelf ook met mooie ideeën of oplossingen te komen. Spreek met de collega’s in je team af dat jullie allemaal de komende maand geen telefoons meer naar de vergadering meenemen. Evalueer dan na afloop van de maand wat dat met de duur van de vergaderingen heeft gedaan en met de betrokkenheid erbij. Kijk ook eens of het lukt om voorafgaand aan de vergadering of tijdens een pauze een persoonlijk gesprek aan te knopen met je collega’s. Wat ben je te weten gekomen en wat heeft dat gedaan met jouw begrip voor de ander? Kijk eens wat dat heeft gedaan met het onderlinge contact en het wederzijds begrip. Durf je dit experiment met je team aan te gaan?

Mocht je nou echt overtuigd zijn geraakt en er wat fanatieker mee aan de slag willen, dan kun je ook iedere maand een nieuw experiment starten. Kijk wat voor jou werkt en hoe je met kleine stapjes meer rust en ruimte in je dag kunt bouwen. Zet bijvoorbeeld je telefoon eens iedere dag 2 uur helemaal uit of op vliegtuigstand. Kijk wat dat met jou en met je aandacht en concentratie doet. Wat heb je gemist in die 2 uur dat je absoluut niet kon missen? Of voelt het zo goed en levert het je zoveel op dat je het wilt uitbreiden naar 3 of 4 uur per dag? Doe hetzelfde eens voor je e-mailprogramma. Wellicht kun je het zelfs zover krijgen dat je nog maar 1 uur per dag aaneengesloten aan je mail hoeft te werken, zodat je de rest van de dag vrij bent voor andere zaken. Kijk goed voor jezelf wat voor jou wel of niet werkt en wat het je oplevert. Hopelijk merk je dat het je zoveel ruimte en energie oplevert, dat je meer ontspannen de dag doorkomt, meer contact hebt met de mensen om je heen en meer tijd kunt besteden aan de zaken die jou veel energie en plezier geven.

Probeer dus eens te observeren gedurende een maand wat er gebeurt. Wat valt je op als je de telefoon op je werk eens niet meeneemt naar de vergaderingen die je hebt? Wat doen je collega’s voorafgaand aan een vergadering of in een pauze? Praten ze met elkaar of duiken ze zodra het kan weer in de telefoon? Zijn ze tijdens de vergadering met volle aandacht bij de les of worden ze afgeleid door hun telefoon? Of erger, zitten ze tijdens de vergadering gewoon hun e-mail af te handelen, berichtjes te lezen en beantwoorden of nieuwssites te lezen? Observeer het eens een tijdje. Valt het jouw collega’s op dat jij je telefoon niet meer meeneemt en met oprechte interesse een gesprek aanknoopt? Ontstaat er niet veel meer écht contact? Een gelegenheid om eens te vragen hoe het met iemand gaat, hoe het met zijn familie gaat, met zijn gezondheid of andere persoonlijke aspecten. Wat doet het met hen als je deze oprechte aandacht geeft en er weer een écht gesprek ontstaat? Weet je daardoor niet beter wat er bij elkaar speelt? Je kunt daar in je werk vervolgens ook rekening mee houden. Elkaar een beetje ontzien als dat nodig is of juist opzoeken als je weet dat je iemand daar een plezier mee doet. Het leven wordt er in ieder geval een stuk leuker, gezelliger en socialer op! Veel succes en vooral ook veel plezier met experimenteren 🙂

Leave a Comment

Start typing and press Enter to search